產業動態 

   文/惠達 王儷嬟

    小五金品種雜、體積小、數量又多，一年當中大大小小的產品、材料盤點常讓小五金廠商倉管人員頭痛，若出現盤盈或盤虧現象，管理階層這時就更煩惱了，重新盤點是相當耗費精力的大功課，追究原因，到底是人員出了問題？流程出了問題？還是未能善加利用盤點系統的功能導致盤點效益降低？面對琳瑯滿目的小五金商品，該如何進行盤點才能省時省力？又該如何正確選擇盤點系統以求即時及正確性？且看本社此次訪問了專門生產螺絲，螺帽，電子螺絲、鐵管鋅合金、廚房音響家具零配件、鐵管等的小五金廠商及盤點專業系統商，來告訴大家小五金盤點的訣竅所在。

     根據本社訪問了幾家小五金廠商，了解有關他們如何進行小五金庫存盤點，規模較大的廠商會排定盤點時程表，針對產品屬性選擇適用的盤點系統並教育倉管人員以發揮系統最高效益，有的規模較小的公司甚至沒有正式盤點系統，只依賴經驗人力盤點作帳，並紀錄在Excel等統計軟體內。其實，每家廠商需求不同，客戶要求也各異，並非每家小五金廠商都要購買盤點系統才能落實盤點制度，只是每家廠商都必須建立自己的一套盤點系統或方法以控制「生產」、「管銷」及「庫存」，才不會發生產品越賣越好，但庫存卻大量損失的慘痛情況。

一、在小五金貨物沉積多年、缺少貨品編碼、材料管理混亂等情況下，該如何進行快速盤點？
  1、一開始即要建立分工明細的倉管流程，例如誰控管貨品出、入庫窗口？誰負責每日
    或定期的清點作業？誰負責紀錄？誰負責檢查核對資料？
 2、平時領貨時即要確實填寫領貨單並備註剩餘數量，在進行盤點前做好前置作業，將
    所有商品的名稱數量皆列印出來，分派人員開始分門別類整理貨架商品。
 3、對於編碼無從查起的貨品則在每一層貨櫃貨架上明確標註號碼，使用不同顏色筆或
    貼紙清楚寫上貨品名稱或新增編碼以利區分。

二、庫存盤點前、後該注意哪些事項？
     1、平時除了擬好商品防盜措施、商品損壞預防管理、污損商品的處理流程之外，盤點前
       亦要將盤點原則、方法、目的、人員安排先架構妥當，詔告全公司人員進入「備戰狀
       態」，本社訪問的樂耀實業吳冠群老闆就有一個極佳的方法：「將公司每個人都訓練
       為專責盤點人員，每個人都必須對盤點結果負責，如此每個環節才可以緊密結合。」
     2、每期完成盤點後，列印完整的商品庫存量明細、低於安全庫存量和單一商品庫存異動
       等報表，如有必要，應把盤點總資料做成折線圖、餅形圖或圓柱圖等直接一目了然的
       圖表以做歷年分析比較，隨時獲知即時準確的庫存消長狀況，才能有效安排存貨、缺
       貨管理。而對商品損耗原因、商品損害後續賠償問題也需紀錄清楚。

※盤點系統商亞典資訊－專案部門經理邱聖哲建議：

問：五金盤點常會遇到哪些問題？系統商設計功能時，有否考量小五金盤點哪些困難點而設計？

答：一般來說，國內的五金行、水電材料行等業者在經營管理上的最大困擾，在於其商品種類和規格數量極其龐雜，且不同於一般的產業，其對客戶的分級要求更多更細，不同等級都會有不同的價格優惠，因此每每在進貨/銷貨作業或是查詢/盤點商品時，都會耗掉大量時間，其中盤點過程尤其麻煩，若是缺乏系統幫助，光是建立盤點單就是一項大工程，更遑論清點過帳。目前系統商已設計出幾種更強大的功能，涵蓋商品基本資料－等級價格功能、客戶/廠商基本資料建檔－等級設定、客戶/廠商最後售價調整－整批/過濾調整功能等，小五金廠商若有需要可至亞典資訊官方網站：http://www.aden.com.tw免費下載試用。

問：使用小五金盤點系統時，是否有特別的訣竅以求正確性及增進人力時間成本效益？是否有建議五金廠商使用系統時應注意的事項？

答：其實不僅進銷存系統，任何的資訊系統要能發揮其综效，最重要的是輸入資料時的正確性，因為即便系統本身設有部分防呆機制，但它畢竟不是人腦，無法判斷金額或數量的正確性，因此人為的誤失導致數據出錯常會發生，而這一點通常最容易發生在庫存數目上。舉例來說，銷貨單、進貨退回單或盤虧都會扣庫存，進貨單、銷貨對退回單或盤盈則會加庫存，這當中一旦有某個環節遺漏(例如只輸入銷貨單，卻忽略進貨單)，則庫存量一定出錯；此外系統在操作程序上有些細節也必須注意，例如單位調整，原來若設定為一箱10件，當銷貨1箱時，庫存量會扣10件，但之後若再調整為一箱8件，就必須避免回頭刪單的狀況，因為此時單位已改變，一旦刪除早期的銷貨單，庫存量將依當下的設定加回8件，而非原始的10件，如此一來一往就相差了2件，造成庫存數不正確；這是必須多加留意的地方。

問：依您多年觀察所見，目前台灣小五金產業使用電腦系統盤點的比例高嗎？是否有給尚未導入小五金盤點系統廠商的建議？導入電腦庫存系統將可為公司創造何種效益？

答：目前在國內水電五金相關產業中，使用電腦系統盤點的比例仍不算太高，即便近年來
    在政府大力推動縮減產業數位落差的努力下，企業e化比例有逐年爬升的趨勢，但對
    多數中小企業來說，電腦庫存系統仍是相當陌生的工具，畢竟習慣的改變不易，這種
    情況在南部地區尤為明顯，然而不論如何，為了提高管理效率和增加人力的時間成本
    效益，成功總需先跨出嘗試的第一步，只要找對系統和廠商，e化帶來的甜美果實將
    指日可待。